Günc�l�--�------------- Agenda KURUMLARDA TARİHÇE VE ARŞİV Dr. Üzeyir Carih Değerli Dostlarım, Özellikle küçük olarak kurulup büyümeye eğilimli kurumlarda yöneticiler, günlük meşgalelerin sıkışıklığı altında ileri tarihlerde bir gün, kurumun tarihsel bilgilere hatta bir kurum müzesine ihtiyacı olabileceğini düşünmezlerve bu nedenle de bu yönde bir önlem alıp uygulamaya koymayı akıllarına getirmezler. Kurum büyüyüp muayyen bir düzeye erişince böyle bir uygulamayı yapmamış olmanın üzüntüsünü çekerler. Ancak başlamak için hiçbir zaman geç olmayacağı hatırdan uzak tutulmamalıdır. İşe başlama tarihinden itibaren büyüme ve gelişme düşleri görebilen, vizyonlu genç yöneticilerin aşağıda belirtilen şekilde hareket etmelerini öneririz. History and Archives in Foundations Hatıra Günlüğü Yöneticinin normal randevu ve günlük not ajandasının yanı sıra, arada bir cereyan eden ve önemli olayları kaydedeceği bir ikinci ajandayı tutması ilerisi için mutlaka yararlı olacaktır. Bu olayların geçecek uzun yıllar içinde hatırdan çıkabileceğini düşünerek, notlarına bazı ayrıntıları eklemeyi kanımızca ve deneyimimize göre ihmal etmemel idir. İleriki yıllarda zamanı gelince hatıratını yazabiI me veya yazdırabilmenin gerekli olabileceğini hatırdan çıkarmamalıdır. Matbu Evrak Örnekleri Yönetici kurumunda neşrolan her tür matbu evrakın yanı sıra, katalog, broşür, reklam kendisi ve kurumu ile ilgili olarak medya'ya çıkan yazıları ve benzeri kurum içi ve dışı yazılı ve görüntülü neşriyatın birer örneğini, cins ayırımlı olarak, mutlaka dosyalayıp arşivlemesi, bunların ilerinin bir müzesinin ana malzemelerinden birini teşkil etmesini sağlayacaktır. Fotoğraf ve Video Albümleri Yönetici kendisi ve kurumu ile ilgili kişi ve ürün fotoğraflarını ve bu maksatla çekilen video film kasetlerini cinslerine göre albümlerde arşivlediği takdirde kurumun ileride gelişme eğilimini takip ve irdeleme imkanını ortaya koymuş olacaktır. Ayrıca önemli addettiği kişilerin ziyaretinde sekreteri kanalıyla kendisi ile birlikte ziyaretçinin müşterek fotoğrafını çektirerek, tarih ayırımlı ve kişinin adı soyadı ve koordinatlarını belirterek arşivlenmesi tarihsel bilginin yanı sıra iş ilişkilerinin pekleşmesini sağlayacaktır. Ziyaretçi Kartvizitleri Yöneticinin, sekreteri marifetiyle her gelen ziyaretçinin adı soyadı ve koordinatlarının yanı sıra kişinin belirli karakteristiklerini ve ayrıca bu kişiye yapılacak, davet, periyodik broşür iletimi, yılbaşı tebrik, armağan, periyodik mektup ve benzeri bilgileri ihtiva edecek bir bilgisayar arşivlenmesinin yapılması ihmal edilmemelidir. Buna paralel olarak gelen davetiyelerden, davet eden kişinin yanı sıra davet nedeni tarihi, varsa yapılan hediye ve bağışların cinsinin belirtilmesi ve ayrıca varsa alınan hediyelerin de muayyen bilgilerin eşliğinde arşivlenmesi mutlaka yapılmalıdır. İyi bir arşivin kurumsallaşma için şart olduğu gözden ırak tutulmamalıdır. Arada bir bu sütunlarda buluşabilmek ümidiyle, TESİSAT DERGİSİ SAYI 60 ____ _____ ____ _____ _ � ARALIK 2000
RkJQdWJsaXNoZXIy MTcyMTY=